确定预算

需要确定年会的预算，包括午餐的预算，根据预算来确定餐标、菜品、酒水等。

选择餐厅或自助餐形式

根据预算和活动需求，选择适合的餐厅或采用自助餐形式，如果选择餐厅，需要考虑餐厅的档次、菜品口味、环境氛围等因素；如果采用自助餐形式，需要准备充足的食材和餐具。

确定菜品和酒水

根据预算和活动主题，确定菜品和酒水，菜品应该丰富多样，兼顾营养和口味，可以考虑冷菜、热菜、汤品、主食等，酒水方面，可以根据公司文化和员工喜好来选择。

安排座位和用餐顺序

根据参加年会的员工人数和餐厅或自助餐的形式，安排座位和用餐顺序，如果是餐厅用餐，可以按照部门或团队来安排座位，方便员工交流；如果是自助餐形式，需要设置合理的取餐顺序和排队标识。

考虑用餐环境和氛围

用餐环境和氛围对于员工的用餐体验和心情非常重要，可以设置一些装饰和音乐来营造氛围，同时保持餐厅或自助餐区域的整洁和卫生。

提供特色服务和活动

为了增强员工的参与感和体验感，可以提供一些特色服务和活动，如现场烹饪表演、互动游戏等，这些活动可以增加员工的互动和交流，增强团队的凝聚力。

确保食品安全和卫生

在策划年会午餐时，食品安全和卫生是非常重要的，需要选择有资质的供应商和餐厅，并要求其提供食品安全和卫生的保障措施，在用餐前需要对食材进行严格的质量检查和验收。

在午餐结束后，可以收集员工的反馈意见和建议，以便不断改进和提高年会的策划和服务质量。